Hội nghị truyền hình hiện nay đã trở nên phổ biến và đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc hỗ trợ hội họp, trao đổi thông tin trong kinh doanh, giúp tiết kiệm thời gian cũng như chi phí đi lại cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc tổ chức các cuộc họp hội nghị truyền hình thường xảy ra nhiều sự cố bất ngờ gây ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp.
Dưới đây là cách khắc phục một số sự cố mà bạn có thể xử
lý nhanh khi gặp vấn đề:
Vấn đề liên quan đến người dùng cuối
Khi người dùng cuối không quen với việc sử dụng các công
cụ hội nghị truyền hình đang dùng, họ sẽ thường phải đối mặt với nhiều vấn đề
khi cuộc họp đang diễn ra trực tiếp.
Trước khi tiến hành tổ chức họp trực tuyến với hệ thống mới
cũng hãy chạy thử hệ thống, tốt chức training cách sử dụng và kết nôi cơ bản để
chắc chắn rằng người dùng cuối hiểu được cách nó làm việc như thế nào.
Các vấn đề liên quan đến kết nối mạng
Các vấn đề về kết nối mạng và băng thông không đủ khiến
cho trải nghiệm cuộc họp hội nghị kém đi đáng kể. Điển hình như: âm thanh bị
nhiễu, nguồn cấp video liên tục đóng băng, lỗi chia sẻ màn hình và độ trễ kéo
dài,…
Để khắc phục các vấn đề này hãy kiểm tra tốc độ kết nối
Internet máy nhánh và yêu cầu băng thông của giải pháp hội nghị truyền hình
đang sử dụng. Sau đó, xác nhận xem kết nối Internet có thể đáp ứng được các yêu
cầu của nhà cung cấp hay không. Ngoài ra có thể kiểm tra xem có bất kì dây cáp,
bộ định tuyến hoặc thiết bị nào khác đang sử dụng có thể là nguyên nhân gây ra
các vấn đề về mạng.
Các vấn đề liên quan đến âm thanh và hình ảnh
Sự chậm trễ trong hệ thống, không thể nhìn thấy hình ảnh,
không nghe thấy, âm thanh vang, dội lại hoặc thậm chí âm lượng quá nhỏ đều có
thể khiến giải pháp không sử dụng được.
Để khắc phục những sự cố này, phải đảm bảo rằng người
dùng có thiết bị phù hợp. Với người sử dụng máy tính, điện thoại nên có tai nghe, bộ đệm tai hoặc micrô để giảm thiểu tiếng vọng. Kiểm
tra tất cả các kết nối tai nghe và máy ảnh, đảm bảo rằng tất cả các cáp đều được
kết nối chắc chắn với cổng tương ứng.
Vấn đề phát sinh do khả năng tương thích
Ngày nay, Người dùng cuối có thể tham gia hội nghị truyền
hình bằng nhiều thiết bị khác nhau, bao gồm điện thoại thông minh, máy tính bảng,
laptop hoặc máy tính bàn. Vì vậy, nếu giải pháp bạn đang sử dụng không tích hợp
tốt với các thiết bị này, người dùng cuối có thể không thể tham gia vào cuộc họp
hoặc có thể sử dụng một số phần mềm hỗ trợ khả năng tương thích cao hơn.
Cho nên, trước khi áp dụng giải pháp hội nghị truyền hình,
nên tìm hiểu về khả năng tương thích với các thiết bị hiện có và bất kỳ ứng dụng
được hỗ trợ nào khác không có trong chính giải pháp (lịch, truyền tệp và nhắn
tin). Bằng cách này, bạn có thể tránh nhiều sự cố hội nghị truyền hình phổ biến
hơn mà người dùng gặp phải.
Vấn đề về hệ thống và chức năng
Đảm bảo rằng phần mềm hội nghị truyền hình đang sử dụng
luôn được cập nhật trên tất cả các thiết bị. Các phiên bản phần mềm mới hơn thường
loại bỏ các lỗi đã biết gây ra sự cố lặp lại.
Doanh nghiệp cũng nên sử dụng một hệ thống giám sát cho
phép người dùng gắn cờ các trục trặc ngay lập tức khi phát hiện thấy chúng, cảnh
báo cho nhân viên kĩ thuật xử lý ngay lập tức.
Với một số chức năng chuyên sâu tốt nhất nên sử dụng phần
mềm với phiên bảng nâng cao hoặc trả phí để có chất lượng tốt nhất.
